文件大到邮件发不走时可以做 PDF 压缩，但先把每一页翻完，确认没有空白页或缺页。有扫描页时压缩过猛会发糊，所以只压副本，原稿留着回退。缺页先补齐再压缩，否则小文件会把缺页也一起发出去。

不要一开始就用最低画质。压完抽查封面、中间页和末页，文字要仍可读，页码顺序不变。某一页裂开就换更保守的档位再试。末页只剩半行时，换档位重压，不要把这版当作已经核对完成。放大末页再看最后一行是否完整。排查这类办公问题时，保持软件为最新正式版很关键，可随时从wps下载查看安装包与说明。

需要检索的文件，压完搜索文中原有的一个词。搜不到而原稿能搜到，说明文字层没了，改用保留文字的档位。纯扫描件以看得清为准。纯扫描件不要用能否搜索来判断成败，放大末页看字迹是否还能辨认。

副本可用后才替换外发那一份。文件名加上压缩字样，避免下次把糊掉的版本当成底稿。提示损坏就丢弃副本，从原稿重新导出再压。损坏提示出现后，把该副本从待发位置移走，只保留原稿重新处理。如果还碰到其他格式转换或排错场景，不妨对照办公文档指南中的实操记录。